Digital Asset Management pour une petite entreprise

Ce scénario vous est peut-être familier : votre équipe a grandi, votre chiffre d’affaires progresse. Le problème, c’est que vos ressources numériques multimédias de communications et marketing sont éparpillées : les images, vidéos et autres « assets » sont stockés sur les ordinateurs de vos collaborateurs, dans des dossiers Dropbox aux noms bizarres, ou voyagent sans contrôle via WeTransfer ou via d’innombrables e-mails.

Il est probable que des choses se perdent facilement, et que vous passiez trop de temps à chercher, voire recréer, des ressources.

Ce sont des signes clairs qu’il est peut-être l’heure pour votre petite entreprise d’investir dans une solution de Digital Asset Management (DAM).

Mais il y a un autre problème : le marché des DAMs est historiquement et essentiellement centré sur les besoins des grandes entreprises, et les solutions DAM traditionnelles sont connues pour être onéreuses et complexes à mettre en place et maintenir.

Toutes les entreprises ont besoin d’un moyen d’organiser, stocker et partager des contenus digitaux multimédias, qu’elles ne fassent que démarrer ou que leur organisation soit plus établie. Une entreprise qui vend des produits, par exemple, peut avoir besoin de gérer des images pour le marketing et le commerce électronique, ainsi que des fichiers créatifs. Un cabinet légal peut vouloir stocker et récupérer des documents à jour au sein de son équipe.

Cependant, bien que les PME et TPE ont en grande partie les mêmes besoins que les grandes entreprises, elles ne bénéficient que d’une fraction du budget. Comment pouvez-vous trouver un système qui correspond à vos besoins et peut également grandir avec votre entreprise ?

Les solutions DAM se présentent sous toutes les formes selon les cas d’usage et les besoins spécifiques des entreprises. Heureusement, il existe d’excellentes solutions abordables pour les petites entreprises, basées sur le Cloud, qui offrent à la fois des fonctionnalités étendues et un bon retour sur investissement.

Dans cet article, nous allons nous pencher sur ce qui fait un bon système de Digital Asset Management pour une petite entreprise : les fonctions qu’il doit remplir, et les éléments à prendre en considération à l’heure d’en choisir un. D’abord, voyons comment un système DAM peut être votre meilleur allié pour conserver toutes vos images, vidéos et documents (votre catalogue de contenus numériques) organisé et accessible via tout appareil et à tout moment.

Quels sont les besoins fondamentaux auxquels un système DAM pour petite entreprise doit répondre ?

Il y a de nombreux avantages à utiliser un système de Digital Asset Management, et ils vont bien au-delà de la capacité à offrir un accès facile et rapide aux fichiers. Un DAM peut, par exemple, réduire les coûts opérationnels et assurer que tout le monde est sur la même page concernant les nouvelles versions et mises à jour du contenu.

Ces systèmes vous permettent également de partager des fichiers médias de manière sécurisée et protéger la confidentialité de vos clients, tout en conservant les données dans le respect des lois. Les bons systèmes de Digital Asset Management sont conçus pour vous aider, à vous et votre équipe, à gagner du temps, utiliser au mieux vos ressources, et renforcer votre marque.

Étudions les principaux avantages des DAMs pour petites entreprises un peu plus en détail afin de comprendre comment les solutions de Digital Asset Management peuvent aident votre entreprise.

Centraliser le stockage des fichiers et en faciliter l’organisation

C’est l’avantage évident. Vous cherchez probablement une solution DAM justement parce que vos fichiers multimédias sont éparpillés de manière ingérable. Vos problèmes vont sans doute au-delà de la simple localisation des fichiers (cette image était-elle attachée à un e-mail ? Ou était-ce un lien vers un service de stockage que vous avez envoyé au client ?), pour inclure également celui de trouver la dernière version d’un fichier. Sans oublier que vous devez vous assurer que les fichiers sont toujours partagés de manière sécurisée et avec les bonnes personnes.

Tout placer sous contrôle dans un endroit centralisé est le premier objectif et l’un des premiers bénéfices que vous retirerez en introduisant un DAM dans votre petite entreprise.

Un tel système assura également qu’il y a une « source de vérité » unique pour vos ressources numériques et que tout le monde utilise le même contenu et qu’il est à jour. Par exemple, si quelqu’un importe une nouvelle version, tout le monde pourra immédiatement utiliser cette version, et non une ancienne copie récupérée d’une discussion par e-mail.

Sécuriser les ressources

Avec une solution DAM, les fichiers sont stockés de manière sécurisée dans le cloud. Il y a moins de risque qu’une ressource critique soit perdue, comme cela peut arriver lorsque les fichiers sont stockés sur des ordinateurs portables ou disques durs externes. Une PME/TPE peut également devoir gérer des données sensibles dans ses images et vidéos, il est donc essentiel de s’assurer que votre système DAM puisse gérer et partager ces ressources en fonction - et en pratique, que les fichiers ne terminent pas entre de mauvaises mains.

Les meilleurs systèmes de Digital Asset Management vous permettent de partager des fichiers médias avec des intervenants internes et externes depuis une même plate-forme, mais avec des interfaces et des types de droits d’accès différents qui relèguent hors du système principal les intervenants externes ou secondaires qui n’ont besoin que d’un accès basique de téléchargement (par exemple les participants à un événement). Cette séparation entre le système principal et un portail de distribution donne de la flexibilité et plus de faciliter à assurer la sécurité.

Les DAMs complets permettent également de définir des dates d’expiration (afin que les fichiers ne soient accessibles que pour une période de temps donnée) et de suivre les téléchargements des ressources que vous avez rendues disponibles - ne se limitant pas à limiter qui peut voir quoi et pour combien de temps, mais également gardant une trace si quelqu’un télécharge un fichier.

Faciliter la recherche des fichiers

C’est le second point essentiel : stocker est une chose, mais trouver la ressource que vous cherchez en est bien une autre. La capacité à trouver rapidement les bons fichiers est peut-être le bénéfice le plus important un bon Digital Asset Management peut apporter à votre petite entreprise.

En plus de trier vos fichiers dans une organisation similaire à des dossiers, vous voudrez également sans doute pouvoir chercher des fichiers en utilisant des mots-clés et des filtres. Lorsque vous cherchez des ressources visuelles comme des images ou vidéos, vous devez pouvoir les parcourir et les prévisualiser facilement avant de ne télécharger que ce dont vous avez besoin. Les graphistes, par exemple, doivent trouver rapidement les meilleures images à utiliser pour des campagnes marketing ou communiqués.

Le temps perdu à rechercher des fichiers (et parfois même devoir finir par recréer des fichiers qui n’ont pu être retrouvés) et un gros problème pour les organisations qui n’ont pas de solution DAM en place, et cette perte de temps a un coût élevé. Il est donc critique que votre nouveau système permette de trouver et identifier immédiatement les fichiers dont votre équipe a besoin.

Fichiers médias: partage d’images et de vidéos

Les images et vidéos sont probablement le type de ressources le plus crucial à considérer parmi votre catalogue de contenus digitaux. Non seulement sont-elles au coeur des activités de communication et marketing de toute entreprise, et jouissent ainsi d’une importance particulière, mais leur coût de production fait qu’il est essentiel de les faire fructifier et de maximiser leur retour sur investissement.

Une photothèque peut également grossir rapidement et compter des milliers de fichiers médias, il est donc essentiel de pouvoir les chercher et prévisualiser efficacement.

Permettre le téléchargement depuis n’importe où

Avec la prise d’importance de l’économie collaborative et du télétravail, les ressources numériques de votre entreprise doivent être accessibles depuis n’importe où. Pas seulement depuis les ordinateurs connectés à votre propre réseau interne, mais également hors-site depuis des smartphones.

L’objectif de la mise en place d’un système de Digital Asset Management est de remplacer l’envoi de fichiers par e-mail ou via des services tels WeTransfer. Cela signifie qu’un bon DAM doit vous laisser tout télécharger depuis n’importe quel appareil en quelques clics ou tapes - et de manière sécurisée.

En pratique, une plate-forme de Digital Asset Management doit donc être sur le cloud et s’adapter automatiquement aux petits écrans.

Permettre le partage sélectif à des intervenants externes

Un système DAM doit aider votre petite entreprise à optimiser le partage et la distribution de vos ressources de communication de sorte qu’elles soient immédiatement accessibles à quiconque en a besoin. Cependant, tout le monde ne doit naturellement pas avoir accès à n’importe quoi. Par exemple, il est généralement hors de question de donner à une agence externe, un partenaire, ou un sous-traitant les clés de votre archive entière de documents. Avec un système de Digital Asset Management, vous pouvez décider qui a accès à quoi.

C’est là que les petites entreprises diffèrent le plus des grandes : il y a moins d’intervenants. Cependant, des droits d’accès granulaires sont un « must » également pour les PME afin que les bons fichiers soient facilement accessibles aux bonnes personnes.

Le même système doit vous aider à partager des ressources avec des personnes internes et externes à votre organisation pour en maximiser les bénéfices. Il doit y avoir des mécanismes pour donner accès à certaines ressources à des clients ou partenaires, tout en laissant le reste hors de portée sans pour autant devoir déplacer ou dupliquer des fichiers dans le système (ce qui inévitablement résulte en des versions divergentes et des maux de tête accrus).

Idéalement, les « consommateurs » externes de vos ressources doivent avoir accès via un portail intégré à votre présence en ligne et votre image de marque, et intégré mais séparé de l’interface de gestion DAM que votre entreprise utilise en interne. Non seulement cela permet-il de partager et ségréguer les droits d’accès plus facilement, mais cela aide également à renforcer votre marque.

Faciliter l’ajout et la mise à jour des contenus numériques

Il ne doit pas être compliqué pour les membres de votre équipe d’ajouter de nouvelles ressources à la collection de votre entreprise tout en assurant que les fichiers restent bien organisés. Si vous êtes une petite entreprise, vous n’avez sans doute qu’une seule personne responsable du système. Cela ne pose pas de problème tant que cette personne ne devienne pas un goulot d’étranglement dans la gestion de la librairie.

Créer un système qui puisse grandir, avec les mots-clés

Lorsque votre petite entreprise démarre, une organisation simple en dossiers peut suffire à travailler avec un nombre réduit de fichiers. Mais au fil du temps, un système basé sur la recherche par mots-clés et beaucoup plus flexible et efficace car il peut aider tous les collaborateurs à trouver et partager des ressources numériques particulières plus rapidement.

Cela signifie qu’il faut privilégier une plate-forme qui supporte l’ajout de mots-clés aux médias (ce que tous les systèmes de Digital Asset Management dignes de ce nom savent faire).

L’ajout de mots-clés standardisés doit également devenir partie intégrante du processus d’inclusion de nouveaux fichiers, afin que votre collection reste organisée et sous contrôle. Même si les DAMs font une bonne partie du travail pour vous, il est toujours utile d’établir et maintenir un processus pour la création des ressources.

Respect des lois sur les données personnelles

Même si votre petite entreprise utilise un système de Digital Asset Management essentiellement pour des ressources de marketing et communication, les fichiers sont toujours susceptibles de contenir des informations personnelles sujettes aux lois sur la protection des données (notamment le RGPD en France). Le système doit donc être compatible avec ces régulations.

Un DAM peut vous aider à faire en sorte que les informations personnelles que votre PME gère (par exemple les images ou vidéos de vos employés ou clients) restent privées et protégées.

Vous ne pouvez cependant pas déléguer cet aspect, vous devez toujours avoir les bons processus en place, au risque de compromettre l’avenir de votre entreprise.

Les choses doivent rester simples !

Les solutions DAM traditionnelles destinées aux corporates regorgent de fonctions avancées qui ne correspondent pas aux petites entreprises. Avez-vous réellement besoin de tagging basé sur une intelligence artificielle qu’il vous faudrait vous-même éduquer - à un coût élevé - pour la rendre utile ? Est-ce des statistiques avancées sur l’utilisation de chaque fichier est vraiment un plus ?

En réalité, les PME (et encore moins les TPE) n’ont généralement pas de gestionnaire d’assets dédié à temps plein, et plus il y a de fonctions, plus il devient compliqué d’utiliser une solution.

Pour les petites entreprises, une fois les besoins essentiels remplis, le plus est l’ennemi du bien : assurez-vous que la solution Digital Asset Management que vous choisissez n’est pas trop compliquée afin que vous puissiez maximiser ces bénéfices de gain de temps.

Quelle plate-forme DAM pour une petite entreprise ?

Un disque dur partagé sur votre réseau clairement ne survivra pas à l’épreuve du temps. Alors quelles sont vos options ?

D’un côté, les programmes traditionnels de partage de fichiers tels Dropbox ou Google Drive ne supportent pas les mots-clés et ne suivront pas votre croissance. D’un autre, les solutions DAM complètes sont généralement lourdes de fonctionnalités pas toujours pertinentes et sont accompagnée d’un tarif également lourd. Ces deux options peuvent être valides pour certaines petites entreprises, mais existe-t-il une solution de Digital Asset Management à bas prix mieux adaptée à leur situation ?

Voyons d’abord rapidement les avantages et inconvénients des deux premières options. Pas d’inquiétude cependant, nous présenterons également une troisième solution : un DAM abordable qui peut être exactement ce que vous cherchez pour votre petite entreprise.

Programmes traditionnels de partage de fichiers

Les services de partage de fichier tels Dropbox et Google Drive sont simples d’utilisation, ils sont accessibles de n’importe où, incluent des droits d’accès basiques, et ils sont peu onéreux. Mais donner un accès limité à un intervenant externe peut être problématique, et ces applications ne sont pas optimisées pour consulter et prévisualiser des images ou vidéos.

Plus important, les programmes de stockage en ligne n’offrent pas de moyen de « taguer » et rechercher des fichiers comme les DAMs. Ce sont de simples espaces avec des fonctionnalités minimes qui gèrent mal les gros volumes, et donc ne peuvent pas suivre la croissance à long terme d’une librairie.

Fournisseurs DAM corporate traditionnels

À l’autre extrême, les fournisseurs DAM traditionnels offrent des solutions très complètes qui cochent toutes les cases… à l’exception, généralement, de la case « budget ». Une solution de Digital Asset Management coûtant des centaines voire milliers d’Euro ou de Dollars par mois n’est sans doute pas une option réaliste pour une petite entreprise.

Au-delà de ce qui peut être considéré comme une complexité contre-productive pour une petite entreprise, ce tarif élevé provient également du fait que ces fournisseurs travaillent selon un mode B2B traditionnel, avec des équipes de vendeurs pour convertir des clients (bonne chance si vous cherchez des prix transparents sur leurs sites web, par exemple). C’est une approche lourde qui coûte cher.

Notre solution : un DAM puissant pour PME

Heureusement, le marché du Digital Asset Management compte également de petits fournisseurs qui opèrent de manière plus ouverte et moderne. Ils tendent à nécessiter moins d’interaction humaine et ont des tarifs nettement plus avantageux (une fraction de ce que les fournisseurs DAM traditionnels facturent), tout en offrant toutes les fonctions essentielles dont une petite entreprise a besoin.

L’avantage principal d’utiliser un système de Digital Asset Management pensé pour les petites entreprises est que vous pourrez combiner des outils flexibles et puissants pour organiser vos ressources et médias - peu importe que vous en gériez une douzaine ou des milliers, à un prix qui correspond à votre budget.

Par exemple, PhotoDeck pour marques et entreprises est un logiciel de photothèque en ligne français qui remplit tous les besoins décrits ci-dessus des petites entreprises à un prix exceptionnellement abordable et transparent. Notre solution DAM à bas prix est conçue autour de trois piliers :

1. Organiser : vous pouvez grouper vos images et vidéos en galeries et leur associer des mots-clés, de sorte qu’il est facile de les trouver.
2. Partager et diffuser : collaborez en interne et en externe et distribuez vos contenus au travail d’une interface robuste pour votre équipe et d’un portail séparé sous votre marque.
3. Protéger : vous pouvez choisir qui a accès à quels fichiers, et vous assurer que vos ressources numériques sont toujours stockées de manière sécurisée et dans le respect des lois.

Partagez facilement vos ressources avec des équipes internes et externes

PhotoDeck vous permet de chercher, télécharger et partager des fichiers de n’importe quel appareil et dans le format de votre choix, et donne aux partenaires externes accès à des galeries privées d’images et de vidéos sans devoir partager votre entière librairie de contenus.

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