Digital Asset Management für ein kleines Unternehmen
Wie sollte ein kleines Team eine erschwingliche DAM-Lösung auswählen, wenn diese oft für größere Organisationen entworfen und bepreist werden?
Vielleicht kennen Sie dieses Szenario: Ihr Team ist gewachsen, und Ihr Business läuft besser als je zuvor. Das Problem ist, dass Ihre digitalen Ressourcen für Marketing und Kommunikation überall verstreut sind: Bilder, Videos und andere Dateien befinden sich auf den Computern der Mitarbeiter, in geheimnisvoll benannten Dropbox-Ordnern, über WeTransfer oder in unzähligen Emails.
Wahrscheinlich gehen Dinge leicht verloren, und Sie verbringen viel Zeit damit, Ressourcen zu suchen und sogar neu zu erstellen.
Dies sind eindeutige Anzeichen dafür, dass es für Ihr kleines Business an der Zeit sein könnte, in eine geeignete Digital Asset Management (DAM)-Lösung zu investieren.
Aber es gibt noch ein weiteres Problem: Der DAM-Markt ist überwiegend und historisch bedingt auf größere Unternehmen ausgerichtet, und herkömmliche DAM-Lösungen sind bekanntermaßen teuer und komplex in der Einrichtung und Wartung.
Alle Businesses brauchen eine Möglichkeit, ihre Ressourcen zu organisieren, zu speichern und zu teilen, unabhängig davon, ob sie gerade erst anfangen oder ob ihre Organisation schon länger besteht. Ein Einzelhandelsunternehmen benötigt zum Beispiel eine Möglichkeit, Bilder und kreative Dateien für Marketing und E-Commerce zu verwalten. Und eine Anwaltskanzlei möchte vielleicht aktuelle Dokumente innerhalb ihrer internen Teams speichern und abrufen.
Kleine Businesses haben zwar viele der gleichen Anforderungen wie große Unternehmen, verfügen jedoch nur über einen Bruchteil des Budgets. Wie können Sie also ein System finden, das zu Ihrem Business passt und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann?
DAMs gibt es in allen Formen und Größen, je nach Anwendungsfall und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Glücklicherweise gibt es auch für kleine Businesses hervorragende , kostengünstige Cloud-basierte Lösungen, die sowohl umfangreiche Funktionen als auch einen guten ROI bieten.
In diesem Artikel werden wir uns ansehen, was ein Digital Asset Management-Tool für kleine Businesses auszeichnet: die wichtigsten Anforderungen, die es zustellen sollte, und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten. Schauen wir uns zunächst an, wie ein solches System Ihr bester Begleiter sein kann, um alle Bilder, Videos und Dokumente(Ihren gesamten Katalog digitaler Inhalte) zu organisieren und über jedes Gerät und zu jeder Zeit zugänglich zu machen.
Was sind die grundlegenden Anforderungen, die ein DAM-System für kleine Businesses erfüllen sollte?
Der Einsatz eines Digital Asset Management-Systems bietet viele Vorteile, die weit über die Möglichkeit des schnellen und einfachen Zugriffs auf Dateien hinausgehen. DAMs können beispielsweise die Betriebskosten senken und alle Beteiligten über neue Versionen und aktuelle Inhalte auf dem Laufenden halten.
Mit diesen Systemen können Sie außerdem Dateien sicher teilen und die Privatsphäre und Vertraulichkeit Ihrer Kunden schützen, so dass alle Ihre Daten konform sind. Gute Lösungen sollen Ihnen und Ihrem Team helfen, Zeit zu sparen, mehr aus Ihren Ressourcen zu machen und Ihre Marke zu stärken.
Lassen Sie uns die wichtigsten Vorteile von DAMs für kleine Businesses etwas genauer betrachten, damit wir verstehen, wie Digital Asset Management-Lösungen Ihrem kleinen Unternehmen zum Erfolg verhelfen können.
Zentralisierung der Speicherung von Dateien und Schaffung von Ordnung
Das ist ein Kinderspiel. Sie suchen wahrscheinlich nach einer DAM-Lösung, weil Ihre Dateien in einem unüberschaubaren Chaos verstreut sind. Ihre Probleme gehen wahrscheinlich über den Speicherort einer Ressource hinaus (War das Bild an eine Email angehängt? Oder war es ein Remote-Storage-Link, den Sie an den Kunden geschickt haben?), sondern auch Probleme beim Auffinden der neuesten Version einer Datei. Ganz zu schweigen davon, dass Sie auch immer sicherstellen sollten, dass Sie Dateien sicher und mit den richtigen Personen teilen.
Alles an einem zentralen Ort unter Kontrolle zu haben, ist das erste Ziel und einer der unmittelbarsten Vorteile, die Sie bei der Einführung eines DAM in Ihrem kleinen Business feststellen werden.
Ein solches System stellt auch sicher, dass es eine einzige „Quelle der Wahrheit” für Ihre Ressourcen gibt und jeder dieselben, aktuellen Inhalte verwendet. Wenn z. B. jemand eine neue Version einer Datei hochlädt, können alle anderen diese Version verwenden und nicht eine ältere Ressource, die sie aus einem Email-Thread herausgefischt haben.
Dateien sicher und geschützt aufbewahren
Mit einer DAM-Lösung werden Dateien sicher in der Cloud gespeichert, was bedeutet, dass weniger Gefahr besteht, dass eine kritische Ressource verloren geht, wie es oft passieren kann, wenn Sie Dateien auf Laptops oder externen Festplatten aufbewahren. Kleine Unternehmen müssen möglicherweise auch mit sensiblen Daten umgehen, die in ihren Bild- oder Videodateien enthalten sind. Daher ist es immer wichtig, dass Ihre Asset-Management-Lösung weiß, wie diese Ressourcen entsprechend geteilt werden können - und in der Praxis dafür sorgt, dass die Dateien nicht in die falschen Hände geraten.
Mit den besten Digital Asset Management-Systemen können Sie Dateien sowohl mit internen als auch mit externen Stakeholdern über dieselbe Plattform teilen, allerdings über verschiedene Schnittstellen und mit unterschiedlichen Zugriffsrechten. Auf diese Weise ist es einfacher, die externen Beteiligten, die nur einen einfachen Download-Zugang benötigen (z. B. die Teilnehmer einer Veranstaltung), vom Hauptsystem fernzuhalten. Diese Aufteilung zwischen dem Hauptsystem und einem Verteilerportal bietet zusätzliche Flexibilität und trägt zur Sicherheit bei.
Mit vollwertigen DAMs können Sie auch Ablaufdaten einrichten (so dass Dateien nur für einen bestimmten Zeitraum zugänglich sind) und die Downloads aller von Ihnen zur Verfügung gestellten Ressourcen verfolgen - so können Sie nicht nur einschränken, wer was sehen kann und wie lange er es sehen darf, sondern auch aufzeichnen, ob jemand eine Datei heruntergeladen hat.
Leichteres Auffinden von Dateien
Dies ist der zweite wichtige Punkt: Das Speichern ist eine Sache, das Auffinden der gesuchten Ressource eine ganz andere. Die Fähigkeit, schnell die richtigen Dateien zu finden, ist vielleicht der wichtigste Vorteil, den ein gutes Digital Asset Management für Ihr kleines Business bringen kann.
Sie möchten Ihre Dateien nicht nur in Ordnern sortieren lassen, sondern auch mit Hilfe von Tags und Filtern nach Dateien suchen können. Wenn Sie nach Bildmaterial wie Bildern und Videos suchen, sollten Sie diese einfach durchsuchen und in der Vorschau anzeigen können, bevor Sie nur das herunterladen, was Sie benötigen. Grafikdesigner sollten zum Beispiel schnell die besten Bilder für Pressemitteilungen und Marketingkampagnen finden.
Zeitverluste bei der Suche nach Dateien (und die Notwendigkeit, Dateien, die nicht gefunden werden konnten, neu zu erstellen) sind ein großes Problem für Unternehmen, die über keine geeignete Lösung verfügen, und diese Zeitverluste sind mit hohen Kosten verbunden. Daher ist es wichtig, dass Ihr neues System das sofortige Auffinden und Identifizieren der gesuchten Dateien erleichtert.
Medien: Teilen von Bildern und Videos
Bilder und Videos sind wahrscheinlich die wichtigsten Ressourcen, die Sie in Ihrem Katalog für digitale Inhalte berücksichtigen sollten. Sie sind nicht nur das Herzstück des Marketings und der Kommunikation eines jeden Business und spielen daher eine sehr wichtige Rolle, sondern ihre Produktionskosten machen es auch unerlässlich, sie zu nutzen und ihren ROI zu maximieren.
Eine Mediendatenbank kann auch schnell wachsen und Tausende von Dateien umfassen, so dass die Möglichkeit, sie effektiv zu durchsuchen und in der Vorschau anzuzeigen, von größter Bedeutung ist.
Benutzer können Dateien von überall her herunterladen
Mit dem Aufschwung der vernetzten Wirtschaft und der Telearbeit sollten die digitalen Ressourcen Ihres Unternehmens von überall her zugänglich sein. Nicht nur über Computer in Ihrem eigenen internen Netzwerk, sondern auch über mobile Geräte wie Smartphones außerhalb des Unternehmens.
Ein Ziel der Umstellung auf ein Digital Asset Management-System ist es, den Versand von Dateien per Email oder Dienste wie WeTransfer zu ersetzen. Das bedeutet, dass Mein Team in der Lage sein sollte, alles mit wenigen Klicks oder Fingertipps auf ein beliebiges Gerät herunterzuladen - und das auf sichere Weise.
In der Praxis muss eine Digital Asset Management-Plattform daher in der Cloud arbeiten und sich automatisch an kleine Bildschirme anpassen.
Auswählen und Teilen mit externen Stakeholdern ermöglichen
Ein DAM-System kann Ihr kleines Business dabei unterstützen, die gemeinsame Nutzung und Verteilung Ihrer Kommunikationsressourcen zu rationalisieren, so dass sie für alle, die sie benötigen, leichter zugänglich sind. Allerdings sollte nicht jeder Zugang zu allem haben. Sie möchten zum Beispiel einer externen Agentur, einem Partner, einem Auftragnehmer oder einem Kunden nicht die Schlüssel zu Ihrem gesamten Dokumentenarchiv geben. Sie müssen in der Lage sein zu entscheiden, wer auf was Zugriff hat.
Hierin unterscheiden sich kleine Businesses am meisten von größeren: Es gibt weniger Beteiligte, mit denen man sich auseinandersetzen muss. Dennoch sind anpassbare Zugriffsrechte auch für kleine Businesses ein Muss, damit die richtigen Dateien für die richtigen Personen leicht zugänglich sind.
Das gleiche System sollte Ihnen dabei helfen, Ressourcen mit Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zu teilen, um den Nutzen zu maximieren. Es muss eine Möglichkeit geben, Kunden oder Partnern Zugang zu einigen Ressourcen zu gewähren, während der Rest tabu bleibt, ohne dass Dateien im System verschoben oder dupliziert werden müssen (was fast unweigerlich zu verschiedenen Versionen und mehr Kopfschmerzen führen kann).
Idealerweise sollten externe „Verbraucher” Ihrer Ressourcen Zugang zu einem Markenportal haben, das in Ihre Online-Identität integriert und mit der Haupt-DAM-Verwaltungsoberfläche, die Ihr Business intern nutzt, verbunden, aber getrennt ist. Dies erleichtert nicht nur das Teilen und die Trennung der Zugriffsrechte, sondern trägt auch zur Stärkung Ihrer Marke bei.
Einfaches Hinzufügen und Aktualisieren von Materialien
Es sollte für Teammitglieder nicht kompliziert sein, neue Ressourcen zur Sammlung Ihres Business hinzuzufügen und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Dateien gut organisiert sind. Wenn Sie ein kleines Business sind, haben Sie wahrscheinlich nur eine einzige Person, die das System überwacht. Das ist völlig in Ordnung, solange sie beim Verwalten des Archivs nicht zum Engpass wird.
Aus diesem Grund können Sie mit unterschiedlichen Zugriffsrechten für verschiedene Personen langfristig bessere interne Prozesse und Arbeitsabläufe einrichten. So können Sie beispielsweise Fotografen erlauben, Ressourcen hochzuladen, Designern, sie herunterzuladen und Proofs zu teilen, und Managern, ihre Aufnahme in die Mediendatenbank zu genehmigen.
Aufbau eines skalierbaren Systems mit Tagging und Keywords
Wenn Ihr kleines Business noch in den Kinderschuhen steckt, genügt Ihnen vielleicht eine einfache Ordnerorganisation, um mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu arbeiten. Im Laufe der Zeit ist ein auf Keyword-Suche basierendes System jedoch viel flexibler und effizienter, da es allen Teammitgliedern helfen kann, bestimmte Ressourcen schneller zu finden und zu teilen.
Das bedeutet, dass es viel besser ist, wenn Ihre Plattform das Markieren von Dateien und das Zuordnen von Keywords zu ihnen unterstützt (etwas, das alle guten Digital Asset Management-Systeme normalerweise effektiv tun).
Die standardisierte Verschlagwortung muss auch Teil des Arbeitsablaufs beim Hinzufügen neuer Dateien werden, damit Ihre Sammlung stets organisiert und unter Kontrolle ist. Auch wenn DAMs Ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen, ist es dennoch hilfreich, wenn Sie einen Prozess für die Erstellung Ihrer Ressourcen einrichten und beibehalten.
Profi-Tipp: Erstellen Sie frühzeitig einen Prozess zur Kennzeichnung Ihrer Dateien
Wenn Sie sich für einen DAM-Anbieter entschieden haben, profitieren Sie am meisten davon, wenn Sie frühzeitig einen transparenten und unkomplizierten Prozess für das Hinzufügen von neuem Material und die Kennzeichnung der Ressourcen mit Keywords festlegen.
Um sicherzustellen, dass Sie das System optimal nutzen, empfiehlt es sich, eine Checkliste mit den zu verwendenden Keywords zu erstellen. Sie können zum Beispiel festlegen, dass jede Datei das Jahr ihrer Erstellung, den Namen der Produkte, auf die sie sich bezieht, die Jahreszeit, die Art der Kampagne usw. enthalten soll.
Durch die Verwendung von standardisierten Tags und einer vereinbarten Taxonomie wird auch vermieden, dass die Mitarbeiter nach verschiedenen Synonymen suchen müssen, um alle Dateien zu finden.
Die Verbesserung Ihres Prozesses zum Verwalten von Ressourcen sollte wahrscheinlich im Team erfolgen, so wie es Pehr in dieser Fallstudie über die Medienbibliothek getan hat.
Einhaltung der Datenschutzgesetze
Auch wenn Ihr kleines Business oder Ihr Unternehmen ein Digital Asset Management-System in erster Linie für Marketing- und Kommunikationsmaterialien verwendet, können Dateien dennoch personenbezogene Daten enthalten , die unter Datenschutzbestimmungen (wie die europäische DSGVO) fallen. Das System sollte daher mit diesen und anderen Datenschutzgesetzen und -vorschriften konform sein.
Ein DAM kann Ihnen dabei helfen, persönliche Daten, die Ihr Business betreffen (z. B. Bilder oder Videos von Mitarbeitern oder Kunden), privat und geschützt zu halten.
Sie können nicht davon ausgehen, dass Sie die Vorschriften einhalten, sondern müssen sicherstellen, dass Sie die richtigen Verfahren einsetzen, sonst setzen Sie die Zukunft Ihres Unternehmens aufs Spiel.
Einfach halten!
DAM-Lösungen für Großunternehmen zeichnen sich durch erweiterte Funktionen aus, die für kleine Businesses nicht geeignet sind. Brauchen Sie wirklich ein generisches, auf künstlicher Intelligenz basierendes Keyword (das Sie teuer trainieren müssten, um es nützlich zu machen)? Ist es wirklich wichtig, dass Sie erweiterte Download-Statistiken für jede Ressource haben oder sich vergewissern, dass jede Datei tatsächlich genutzt wird?
In Wahrheit haben kleine Businesses in der Regel keinen engagierten Asset-Manager, der Vollzeit an dem System arbeitet, und je mehr Funktionen es gibt, desto komplizierter kann die Nutzung einer Lösung werden.
Für kleine Businesses gilt, dass weniger mehr ist, sobald die Kernanforderungen erfüllt sind: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung nicht unnötig kompliziert ist, damit Sie die zeitsparenden Vorteile maximieren können.
Welche DAM-Plattform sollte ein kleines Business wählen?
Ein geteiltes Netzlaufwerk wird auf Dauer nicht ausreichen. Was sind also Ihre Optionen?
Auf der einen Seite haben Sie traditionelle Programme zum Teilen von Dateien wie Dropbox und Google Drive, die kein Tagging unterstützen und nicht mit Ihrem Business mitwachsen können. Auf der anderen Seite stehen umfassende DAM-Lösungen, die in der Regel mit Funktionen überladen sind und einen wesentlich höheren Preis haben. Beide Optionen mögen für einige kleine Businesses in Frage kommen, aber gibt es eine kostengünstige Digital Asset Management-Lösung, die besser auf sie zugeschnitten ist?
Lassen Sie uns kurz die Vor- und Nachteile der ersten beiden Lösungen durchgehen. Aber keine Sorge. Wir stellen Ihnen auch eine dritte Lösung vor: eine erschwingliche Lösung, die vielleicht genau das ist, wonach Sie für Ihr kleines Business suchen.
Traditionelle Programme zum Teilen von Dateien
Dienste zum Teilen von Dateien wie Dropbox oder Google Drive sind einfach zu benutzen; sie sind von überall aus zugänglich, bieten einige grundlegende Zugriffsrechte und sind günstig. Aber es ist schwierig, externen Personen begrenzten Zugriff zu gewähren, und diese Anwendungen sind nicht für das Durchsuchen und die Vorschau von Bildern oder Videos optimiert.
Noch wichtiger ist, dass Online-Speicherprogramme nicht die Möglichkeit bieten, Dateien zu kennzeichnen und zu durchsuchen, wie dies bei DAMs der Fall ist. Sie sind einfache Repositories mit minimalen Funktionen, die nicht gut skalierbar sind.
DAM-Anbieter auf Unternehmensebene
Am anderen Ende des Spektrums bieten traditionelle DAM-Anbieter sehr umfassende Lösungen an, die alles abdecken… mit Ausnahme des „Budget”-K ästchens. Ein System, das Hunderte oder Tausende von Dollars/Euro pro Monat kostet, ist für ein kleines Business möglicherweise keine realistische Option.
Abgesehen von den für kleine Businesses unproduktiven „aufgeblähten Funktionen” ist der hohe Preis auch darauf zurückzuführen, dass diese Anbieter in traditioneller „Business-to-Business”-Manier arbeiten, mit Teams von Verkäufern, um Kunden zu konvertieren (viel Glück bei der Suche nach Preisen auf ihren Websites, zum Beispiel). Das ist ein schwerfälliger Ansatz, der teuer ist.
Unsere Lösung: Ein leistungsfähiges DAM für kleine Businesses
Glücklicherweise gibt es auf dem Markt für Digital Asset Management-Lösungen auch kleinere Anbieter, die offener und moderner arbeiten. Diese erfordern in der Regel weniger menschliche Interaktion und haben erschwinglichere Preise (einen Bruchteil dessen, was traditionelle Anbieter verlangen) und bieten gleichzeitig alle wichtigen Funktionen, die ein kleines Business benötigt.
Der Hauptvorteil eines DAM-Systems, das speziell für kleine Businesses entwickelt wurde, besteht darin, dass Sie flexible und leistungsstarke Tools nutzen können, die Ihnen bei der Organisation all Ihrer Medien helfen - ganz gleich, ob Sie ein Dutzend oder Tausende von Dateien verwalten, und das zu einem budgetfreundlichen Preis.
PhotoDeck für Marken und Unternehmen ist beispielsweise ein Online-Medienbibliothekssystem, das alle oben beschriebenen Anforderungen kleiner Businesses zu einem einmalig günstigen und transparenten Preis zustellt. Unsere kostengünstige Lösung stützt sich auf drei Hauptsäulen:
- Organisieren: Sie können Ihre Bilder und Videos in Galerien gruppieren und mit Tags versehen, damit sie leichter gefunden werden können.
- Teilen und Verteilen: Sie können intern und extern zusammenarbeiten und Inhalte über eine robuste Schnittstelle für Ihr Team und ein separates Markenportal für externe Stakeholder verbreiten.
- Schützen: Sie können festlegen, wer auf welche Dateien zugreifen darf, und sicherstellen, dass Ihre Ressourcen stets sicher und gesetzeskonform gespeichert sind.
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