Bewährte Verfahren für Digital Asset Management: Organisieren von Ressourcen in 7 Schritten
Ihre Organisation hat beschlossen, eine Mediendatenbank oder ein DAM einzurichten, um Ihre Bilder und Videos zu organisieren und zu verbreiten und Ihre digitalen Ressourcen zu rationalisieren. Vielleicht haben Sie sogar schon ein Software-Produkt ausgewählt. Ausgezeichnet!
Aber wie sollten Sie vorgehen, um die digitalen Ressourcen tatsächlich zu organisieren und die Mediendatenbank und die Prozesse zu erstellen, die ihren Nutzen maximieren?
Verschiedene Gruppen von Personen benötigen möglicherweise Zugang zu verschiedenen, sich überschneidenden Gruppen von Ressourcen. Einige Personen müssen vielleicht neue Ressourcen hochladen, während andere Personen, die nicht zu Ihrer Organisation gehören, nur sehr begrenzten Zugang haben müssen.
Organisieren Sie Ihre digitalen Ressourcen: bewährte Verfahren
Bei der Organisation Ihrer Dateien gibt es zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen. In diesem Handbuch finden Sie eine einfache Methode und bewährte Verfahren, die Ihnen helfen, Klarheit über Ihre Anforderungen zu gewinnen, sie zu bewältigen und das Beste aus Ihrer Mediendatenbank herauszuholen - und zwar auf lange Sicht.
Die ersten Schritte helfen Ihnen, eine Struktur zu entwerfen, die unabhängig von der Digital Asset Management-Software ist, die Sie verwenden werden: Es ist wichtig, die Struktur auf Papier zu planen , bevor Sie sie in der Software anlegen, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse Ihrer Organisation die Medienbibliothek prägen und nicht die Fähigkeiten der Software.
Schritt 1 - Identifizierung der Interessengruppen
Auch wenn Sie bereits eine klare Vorstellung davon haben, wie die Mediendatenbank strukturiert werden soll, lohnt es sich, einige Zeit darauf zu verwenden, methodisch aufzuschreiben, wer wie und wozu Zugang zu den Ressourcen benötigt.
Die Neuorganisation von Ressourcen kann eine große und schmerzhafte Aufgabe sein, daher möchten Sie eine Struktur schaffen, die den Test der Zeit besteht.
Beginnen wir mit den Stakeholdern, d. h. den Personen, die die Medienbibliothek nutzen werden: Die Klärung der Frage, wer diese Personen sind, und ihre Einteilung in Kategorien wird dazu beitragen, ein klareres Bild zu erhalten.
Bestimmen Sie zunächst die Gruppen, in die sich die Benutzer des DAM einteilen lassen, wobei Sie davon ausgehen, dass die Mitglieder einer bestimmten Gruppe in der Regel die gleichen Bedürfnisse teilen. Konzentrieren Sie sich auf die Personen und denken Sie noch nicht zu viel über die Ressourcen selbst nach, dazu kommen wir später.
Schreiben Sie für jede Gruppe die folgenden Punkte auf:
Welche Rolle werden sie in Bezug auf die Medienbibliothek spielen: Werden sie die Ressourcen nur konsumieren (d. h. herunterladen und nutzen) oder werden sie in das Hinzufügen und Verwalten der Ressourcen einbezogen?
Die Kommunikationsagentur, die Ihre Website und Broschüren aktualisiert, muss beispielsweise nur die Möglichkeit haben, kürzlich erstellte Ressourcen auszuwählen und herunterzuladen, während das Team, das für die Erstellung der Ressourcen verantwortlich ist, in der Lage sein muss, die von ihm erstellten Ressourcen hochzuladen und zu verwalten.Handelt es sich um interne oder externe Mitarbeiter Ihrer Organisation? Anmerkung: Der Begriff „Organisation” wird hier in einem weiten Sinne verwendet. In einem großen Unternehmen kann es sich um die Abteilung handeln, die die Medienbibliothek verwaltet, während Mitarbeiter aus entfernten Abteilungen oder lokalen Niederlassungen als „extern” betrachtet werden - genauso wie eine beauftragte Produktionsagentur als Teil der Organisation betrachtet werden kann.
Welche typischen Anwendungsfälle können Sie sich vorstellen? Zum Beispiel könnte eine Digitalagentur typischerweise auf Medien für eine bestimmte Kampagne zugreifen wollen.
Gibt es noch andere Gruppen, die in Zukunft auftauchen könnten?
Schritt 2 - Auflistung der Ressourcen-Kategorien
Wenden Sie sich nun den Ressourcen selbst zu und vergessen Sie für einen kurzen Moment, wer auf sie zugreifen wird. In welche natürlichen Kategorien und Unterkategorien fallen sie?
Ein Unternehmen, das Produkte herstellt, könnte z. B. Kategorien für die Produkte selbst haben (die wiederum in Unterkategorien unterteilt sind, die z. B. auf dem Produkttyp basieren), und eine Organisation, deren Arbeit in Projekten organisiert ist, könnte die Ressourcen nach Projekten gruppieren.
Darüber hinaus könnte die Mediendatenbank allgemeinere Branding- und Lifestyle-Aufnahmen für Werbung und Kommunikation, Headshots des Managements, Fotos von internen oder externen Veranstaltungen usw. enthalten… Das wären dann separate Kategorien.
Gibt es noch andere Merkmale, die zu berücksichtigen sind? Zum Beispiel spielt das Alter der Ressourcen oft eine Rolle. Sollen alte Produktaufnahmen bei den aktuellen Ressourcen verbleiben, oder sollen sie anders archiviert und organisiert werden?
Die Erstellung einer vollständigen Hierarchie von Kategorien und Unterkategorien erleichtert die Visualisierung und das Verständnis einer Sammlung als Ganzes, aber es ist wichtig, dass die Grundlage für die Kategorien klar und langfristig einfach zu halten ist. Die Kategorien sollten auch für die meisten Beteiligten verständlich sein.
Es ist wahrscheinlich, dass einige Ressourcen jetzt oder in Zukunft nicht genau in die Hauptkategorien passen: Es ist eine gute Idee, vorausschauend zu planen, wie sie behandelt werden sollen, und vielleicht im Voraus Kategorien zu erstellen.
Schritt 3 - Zuordnung der Gruppen von Interessenvertretern zu den Kategorien der Ressourcen - und ggf. Wiederholung
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie einerseits eine klare Vorstellung davon haben, wer die Mediendatenbank nutzen wird, und andererseits, welche Arten von Ressourcen sie enthalten wird.
Jetzt ist es an der Zeit, die einzelnen Teile des Puzzles zusammenzusetzen.
DAM-Systeme (einschließlich PhotoDeck) sind in der Regel so organisiert, dass den Benutzern Zugriffsrechte auf hierarchische Gruppen von Ressourcen erteilt werden. Da es für die Benutzer von Vorteil ist, durch die Asset-Kategorien blättern zu können, ist die natürlichste und effektivste Art, digitale Ressourcen nach Asset-Kategorien zu organisieren, mit Zugriffsrechten für bestimmte Gruppen von Benutzern für jede Kategorie oder Unterkategorie.
Gehen Sie daher zurück zu der Liste der Benutzergruppen, die Sie in Schritt 1 erstellt haben, und prüfen Sie für jede Gruppe, ob Sie sie einfach einigen der in Schritt 2 identifizierten Kategorien zuordnen können, damit 1) die Benutzer auf das zugreifen können, was sie brauchen, und 2) sie keinen Zugriff auf das haben, was ihnen nicht zugänglich sein sollte.
Wenn dies noch nicht möglich ist, versuchen Sie, die Kategorien so lange zu verfeinern, bis dies möglich ist, z. B. indem Sie einige von ihnen aufteilen.
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, für eine bestimmte Gruppe eine eigene „Unterbibliothek” einzurichten. Zum Beispiel könnten Sie der Presse einen sehr begrenzten und kuratierten Satz von Bildern zur Verfügung stellen, die aus mehreren Kategorien stammen, aber speziell für diese Benutzergruppe bestimmt sind: Es wäre sinnvoll, diese Gruppe separat mit einer eigenen „Medienbibliothek innerhalb der Bibliothek” zu behandeln, zum Beispiel über ein separates Frontend-Portal (etwas, das PhotoDeck bietet).
Diese Ausnahmen sind zulässig, sollten aber im Interesse der Skalierbarkeit, der einfachen künftigen Wartung und der bewährten Verfahren auf ein Minimum beschränkt werden.
Wenn das Massieren der Kategorien aus Schritt 2 nicht zu einer sauberen Zuordnung zwischen den Kategorien und den Benutzergruppen führt, gehen Sie zurück zu Schritt 2, um die Kategorien neu zu entwerfen, und hoffen Sie, dass der Prozess, den Sie gerade durchlaufen haben, Ihnen hilft, Kategorien zu finden, die Benutzergruppen zugeordnet werden können.
Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, haben Sie die Kernstruktur Ihrer Mediendatenbank designt. Sie haben nun ein klares Bild davon, wie die Sammlungen organisiert sein werden und wie die verschiedenen Gruppen von Benutzern Zugang zu den für sie relevanten Teilen erhalten werden.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben sich eine Kaffeepause redlich verdient!
Schritt 4 - Verstehen Sie, wie Sie Ihre Struktur in der Mediendatenbank / DAM-Software umsetzen können
Nun, da die Organisation der digitalen Ressourcen auf dem Papier klar ist, ist es an der Zeit, die Implementierung in die von Ihnen gewählte Digital Asset Management-Software zu prüfen.
Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, die Kategorien und Unterkategorien so zu erstellen, wie Sie sie designt haben. Darüber hinaus hat jede DAM-Lösung ihre eigene Art, z. B. Benutzergruppen und Zugriffsrechte zu verwalten. Sie sollten sich also Zeit nehmen, um sich mit dem Innenleben der Software und ihren Möglichkeiten vertraut zu machen.
PhotoDeck DAM ist beispielsweise eine benutzerfreundliche Lösung, die sowohl Frontend-Portale unter Ihrer Marke bietet, die für die Nutzung (Browsen, Suchen, Herunterladen…) optimiert sind, als auch einen Verwaltungsbereich, der das Hochladen und Verwalten von Ressourcen ermöglicht und für die Arbeit in der Medienbibliothek optimiert ist.
Die Zugänge zum Verwaltungsbereich und zum Frontend-Portal funktionieren auf unterschiedliche Weise und werden separat verwaltet, was eine große Flexibilität bietet. Auf dem Frontend-Portal können Sie Gruppen von Benutzern erstellen und den Gruppen ein für alle Mal Zugriffsrechte zuweisen, was das Hinzufügen neuer Benutzer vereinfacht.
Darüber hinaus kann in PhotoDeck dieselbe Ressource in verschiedenen Kategorien („Galerien”) veröffentlicht werden, ohne dass sie mehrfach hochgeladen werden muss. Dies kann sehr praktisch sein für Ressourcen, die wirklich in mehrere Kategorien fallen, oder wenn Sie beispielsweise eine Unterbibliothek für eine bestimmte Gruppe erstellen müssen, mit Ressourcen, die aus den verschiedenen Hauptkategorien kuratiert wurden, und sicherstellen, dass überall die gleiche Version der Ressourcen verwendet wird.
Unabhängig davon, für welche Software Sie sich entscheiden, wäre dies wahrscheinlich ein guter Zeitpunkt, um mit dem Anbieter zu besprechen, wie Sie Ihre Struktur und Zugriffsrechte am besten in das System implementieren können!
Schritt 5 - Test und Validierung mit den Beteiligten
Die Struktur Ihrer Medienbibliothek ist klar und Sie wissen nun, wie Sie sie in die von Ihnen gewählte Software implementieren können.
Der nächste Schritt besteht natürlich darin, die Hauptkategorien zu erstellen, genügend Ressourcen hochzuladen und genügend Benutzer hinzuzufügen, damit Sie die Dinge richtig testen können.
Der wichtigste Aspekt beim Testen ist, ob alle Gruppen die gewünschten Inhalte leicht finden können, und dazu gehört auch, dass Sie verstehen, wie die Medienbibliothek organisiert ist.
Bevor Sie damit beginnen, die Mediendatenbank wirklich zu bestücken, ist es wichtig, dass so viele Gruppen wie möglich ihren Zugang schnell testen und Feedback geben. Die Änderung der Struktur und die Neuorganisation der Dinge werden später viel komplexer sein, daher möchten Sie sicherstellen, dass alle mit der von Ihnen vorgeschlagenen Lösung zufrieden sind!
Gleichzeitig werden der Test und die damit verbundene Diskussion mit den Beteiligten auch dazu beitragen, bestimmte Anwendungsfälle zu ermitteln, bei denen die Struktur allein nicht ausreicht, um das Gesuchte leicht zu finden.
Das ist ein wichtiger Input für den nächsten Schritt.
Schritt 6 - Der Elefant im Raum: Tagging / Keywording
Es gibt ein wichtiges Thema, das wir bisher vermieden haben: Eine Struktur zum Organisieren und Durchsuchen der digitalen Ressourcen ist sowohl notwendig als auch sehr nützlich, aber eine zusätzliche Möglichkeit für Benutzer, das zu finden, was sie suchen, ist die Suchfunktion.
Die Suche wird wichtig, wenn eine Digital Asset Management Bibliothek wächst, aber sie kann auch für kleinere Sammlungen nützlich sein: Erinnern Sie sich an Schritt 2, als wir nach allen Attributen der Ressourcen fragten? So nützlich sie auch sind, die Kategorien können nicht alles „abdecken”.
Wie kann man z. B. in einer Medienbibliothek, die hauptsächlich nach Produktkategorien organisiert ist, alle Produktaufnahmen finden, die für eine bestimmte Saison verwendet wurden? Oder wie kann man eine Kategorie filtern, um nur die Ressourcen anzuzeigen, die Funktionen von Personen enthalten?
Die Suchfunktion ist von unschätzbarem Wert, aber sie ist nur so gut wie die mit den einzelnen Ressourcen verknüpften Keywords/Tags.
Um nützlich zu sein, muss die Verschlagwortung von Ressourcen sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Sie muss der Art und Weise entsprechen, in der die Benutzer nach den Ressourcen suchen, der Art und Weise, in der die Ressourcen produziert und verwendet werden, und letztlich hängt dies sehr stark von der Organisation selbst und ihren eigenen Bedürfnissen ab.
Automatisches Tagging ist selten hilfreich. Um relevante Keywords bereitzustellen, müssen Algorithmen, die auf maschinellem Lernen / künstlicher Intelligenz basieren, auf eine Art und Weise trainiert werden, die spezifisch für die betreffende Mediendatenbank ist, und das ist für die meisten Organisationen unerreichbar.
Wenn Sie also die Suche in der Medienbibliothek aktivieren möchten, sollten Sie planen, wie die Ressourcen mit Keywords versehen werden, d. h. ein kontrolliertes Vokabular erstellen:
Erstellen Sie auf der Grundlage der Eingaben Ihrer Benutzer eine Liste von Attributen, mit denen Dateien verschlagwortet werden müssen. Dazu gehören z. B. das Erstellungsjahr, die Kampagne(n), auf die es sich bezieht, das Produktionsteam, von dem es stammt, ob es Personen enthält, die Kanäle, für die es verwendet werden kann, die Vertraulichkeitsstufe usw…
Für jedes Attribut sollten Sie spezifische Keywords (oder ein Standardformat) festlegen, die verwendet werden können. Eine Suche nach „Spring summer 2023” zum Beispiel wird keine Ressourcen mit der Kennzeichnung „SS2023” zurückbringen. Es ist also wichtig, dass alle dieselben Keywords verwenden, und dieses Wörterbuch mit Standardkeywords ist Ihr kontrolliertes Vokabular.
Wie bei der Grundstruktur ist auch die Erstellung einer Keyword-Strategie Teamarbeit, an der alle Beteiligten beteiligt sein müssen.
Schritt 7 - Dokumentation der Strategie für die Ressourcen
Wenn Sie diesen Schritt erreicht haben, sind Sie fast am Ziel! Vergewissern Sie sich, dass es nicht umsonst war, und dokumentieren Sie es genau: Es wird später nützlich sein, wenn nicht mehr klar ist, warum diese bestimmte Organisation ausgewählt wurde oder wie genau sie verwendet werden soll. So können Sie verhindern, dass es langsam zu einem Chaos wird.
Dokumentieren Sie, wie die digitalen Ressourcen in der Medienbibliothek organisiert sind und wie neue Ressourcen in der Zukunft hinzugefügt werden sollen (vielleicht mit Beispielen, was zu tun und was zu lassen ist), wie die Benutzer Zugang erhalten sollen usw. Die Dokumentation sollte auf dem neuesten Stand gehalten werden, wenn Sie die Struktur ändern.
Wenn Sie sich auf die Verschlagwortung von Ressourcen verlassen, ist es von größter Wichtigkeit, das Vokabular und den Verschlagwortungsprozess klar zu dokumentieren, damit jeder, der neue Ressourcen hinzufügt, ein einfaches Handbuch hat, um sie richtig zu verschlagworten (dies wird auch die Aufgabe der Verschlagwortung erleichtern).
Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation für jeden, der die Mediendatenbank verwaltet, leicht zugänglich ist und dass Personen, die die Suchfunktion verwenden, ebenfalls leicht auf das Vokabular zugreifen können (bei PhotoDeck können Sie beispielsweise eine individualisierte Suchseite mit Tipps und Anweisungen hinzufügen).
Wenn Sie für eine große, hierarchiebetonte Organisation arbeiten und davon ausgehen, dass verschiedene Gruppen zur Medienbibliothek beitragen werden, kann es hilfreich sein, die Dokumentation und die Prozesse von der Geschäftsleitung genehmigen zu lassen, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter daran halten.
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